Déclaration de confidentialité relative au recrutement

La présente déclaration de confidentialité relative au recrutement énonce les types de données à caractère personnel que nous, Avery Berkel, détenons à votre sujet et la manière dont nous les collectons et utilisons pendant et après le processus de recrutement. Cette déclaration s'applique à quiconque présentant sa candidature afin de travailler pour nous en qualité d'employé, d'ouvrier, de sous-traitant, de consultant ou de stagiaire (ci-après désignés « candidat » ou « vous »).

Il convient de noter que nous ne sommes pas forcément amenés à détenir, utiliser ou partager tous les types de données à caractère personnel décrits dans la présente déclaration de confidentialité se rapportant à vous. Les types de données spécifiques vous concernant que nous détiendrons, utiliserons et partagerons dépendront du poste auquel vous postuler, de la nature du processus de recrutement, du stade que vous aurez atteint au sein de ce processus et de vos circonstances personnelles.

Au titre de la loi sur la protection des données, il nous incombe de vous fournir les informations contenues dans la présente déclaration de confidentialité. Il est important que vous lisiez attentivement la présente déclaration de confidentialité, ainsi que toute autre information similaire ou complémentaire que nous pouvons être amenés à vous communiquer sur la collecte et l'utilisation faite des données à caractère personnel. Si votre candidature est retenue pour le poste à pourvoir, vous recevrez au moment de votre prise de fonction, une autre déclaration de confidentialité vous présentant les modalités d'utilisation de vos données à caractère personnel pendant notre collaboration.

La présente déclaration de confidentialité s'applique le 25 mai 2018, lors de l'entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données. Elle ne vous confère aucun droit contractuel. La présente déclaration de confidentialité peut être actualisée à tout moment.

Qui est le contrôleur ?

Avery Berkel est le « contrôleur » aux fins de la loi sur la protection des données. Il nous incombe donc de décider de l'utilisation faite des données à caractère personnel vous concernant.

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel désignent toute information relative à une personne pouvant être identifiée (directement ou indirectement) en particulier en référence à un identifiant (comme un nom, un numéro d'assuré social, un numéro d'employé, une adresse e-mail, des caractéristiques physiques). Les données à caractère personnel peuvent être des informations factuelles (par ex. coordonnées ou date de naissance), une opinion sur les actions ou le comportement d'une personne ou des informations susceptibles d'avoir un impact sur ladite personne, sur le plan personnel ou professionnel.

La loi sur la protection des données fait la distinction entre les données à caractère personnel ordinaires et les données de catégorie spéciale. Toute donnée donnant une indication sur les origines ethniques ou raciales, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, l'appartenance à syndicat, la santé physique et mentale, la vie ou l'orientation sexuelle ou le patrimoine génétique et biométrique permettant d'identifier une personne est une donnée appartenant à une catégorie spéciale. (Les autres sont des données à caractère personnel ordinaires).

Quels types de données à caractère personnel ordinaires détenons-nous à votre sujet et à quelles fins ?

Au stade initial du recrutement, nous collectons, détenons et utilisons les données à caractère personnel ordinaires suivantes à votre sujet :

Informations figurant dans votre formulaire de candidature / CV / lettre de motivation, notamment votre nom, civilité, coordonnées, photo, emplois précédents, expérience, compétences, qualifications / formation (y compris les diplômes, certificats professionnels, permis de conduire, le cas échéant), noms et coordonnées de références, etc.
Informations sur vous accessibles au public, comme votre utilisation des médias sociaux professionnels.
Informations relatives à votre sélection, notamment correspondance, notes d'entretiens, notes internes, résultats des tests de sélection (au format papier et électroniques).

En cas de présélection au poste convoité ou si vous recevez une offre d'emploi conditionnelle, nous pouvons collecter, détenir et utiliser les données à caractère personnel ordinaires suivantes vous concernant :

Informations de vérification préalables à l'embauche, notamment des références et la vérification des qualifications.
Vérifications sur le droit au travail et autres documents connexes.

Nous détenons et utilisons ces données à caractère personnel afin de :

traiter votre candidature et correspondre avec vous à ce sujet ;
déterminer si vous possédez les compétences, l'expérience, les qualifications et la formation requises pour un poste au sein de notre entreprise ;
prendre des décisions de recrutement informées ;
vérifier les informations fournies par vous ;
contrôler et démontrer que vous avez le droit de travailler au Royaume-Uni ;
conserver des traces de notre processus et de nos décisions de recrutement.

Quels sont nos motifs juridiques justifiant l'utilisation de vos données à caractère personnel ?

La loi sur la protection des données énonce les motifs juridiques justifiant la détention et l'utilisation des données à caractère personnel.

Le traitement de vos données à caractère personnel repose sur une ou plusieurs des justifications juridiques suivantes :

Nous en avons besoin pour prendre les mesures nécessaires, à votre demande, afin de conclure un contrat avec vous (conclusion d'un contrat), car postuler à un poste dans notre entreprise revient à nous demander de conclure un contrat avec vous [qu'il s'agisse d'un contrat d'embauche, d'un contrat de services ou de tout autre type de contrat].
Nous en avons besoin pour respecter nos obligations légales (obligations légales), par ex. l'obligation de n'exercer aucune discrimination durant le processus de recrutement ou l'obligation de ne pas employer une personne n'ayant pas le droit de travailler légalement au Royaume-Uni.
Lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et lorsque vos intérêts et droits fondamentaux ne supplantent pas ces intérêts (intérêt légitime), par ex. il est dans notre intérêt légitime d'étudier et de passer en revue vos données à caractère personnel (précitées) afin de nous permettre de sélectionner le meilleur candidat pour le poste à pourvoir.

Quels types de données de catégorie spéciale détenons-nous à votre sujet, à quelles fins et sur quelles justifications juridiques ?

Nous collecterons, détiendrons et utiliserons certains types de données de catégorie spéciale vous concernant uniquement durant le processus de recrutement.

Les données de catégorie spéciale étant généralement plus sensibles que les données à caractère personnel ordinaires, une justification juridique supplémentaire est exigée (en plus des justifications juridiques précitées à la section des données à caractère personnel ordinaires) pour leur collecte, détention et utilisation. Les justifications juridiques supplémentaires exigées pour la collecte, la détention et l'utilisation de données de catégorie spéciale sont énoncées ci-dessous pour chaque type de données de catégorie spéciale.

Au stade initial du recrutement, nous collectons, détenons et utilisons les données de catégorie spéciale suivantes à votre sujet :

Contrôle de l'égalité des chances

Données de contrôle de l'égalité des chances susceptibles d'inclure des données relatives à votre race ou groupe ethnique, à vos croyances religieuses, à votre orientation sexuelle ou à votre santé. Nous utilisons ces informations pour contrôler l'égalité des chances et la diversité au sein de notre processus de recrutement. Notre justification juridique supplémentaire quant à l'utilisation de ces informations est que celle-ci est nécessaire et dans l'intérêt du public pour le contrôle de l'égalité des chances et qu'elle est conforme aux exigences de notre Politique relative à la protection des données.

Aménagements en cas d'invalidité/de problèmes de santé

Informations relatives à toute demande de votre part pour l'aménagement du processus de recrutement en raison d'une invalidité ou d'un problème de santé sous-jacent. Nous utilisons ces informations pour garantir un processus de recrutement équitable et non discriminatoire à travers des aménagements raisonnables à notre processus, le cas échéant. Notre justification juridique supplémentaire quant à l'utilisation de ces informations est que nous devons nous conformer à une obligation légale/exercer un droit légal en matière d'emploi, notamment l'obligation de non-discrimination et de procéder à des aménagements raisonnables pour répondre à des besoins liées à une invalidité. L'utilisation doit par ailleurs être conforme aux exigences de notre Politique relative à la protection des données.

Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

La plupart des données à caractère personnel vous concernant que nous détenons et utilisons nous ont été fournies par vous, par exemple à travers votre lettre de candidature, lors de votre participation à des évaluations et au cours d'entretiens, le cas échéant.

D'autres données à caractère personnel vous concernant que nous détenons et utilisons ont été générées par des sources internes durant le processus de recrutement, par exemple, le recruteur pourra avoir déterminé si votre profil correspond au poste à pourvoir et nous consignons les motifs des décisions prises quant à votre sélection ou pas.

Certaines de vos données à caractère personnel que nous détenons et utilisons peuvent provenir de sources externes, comme un cabinet de recrutement qui nous aurait fourni une liste de candidats présélectionnés. Si vous êtes retenu(e) pour le poste, nous procèderons aux vérifications d'usage préalables à l'embauche et contacterons les références auprès de vos anciens employeurs ou les organismes d'éducation afin de vérifier vos qualifications. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à demander des informations auprès du ministère compétent afin d'obtenir des informations sur votre statut d'immigrant et de vérifier que vous avez le droit de travailler au Royaume-Uni. Selon les postes, nous pouvons nous procurer des informations à votre sujet auprès de sources accessibles au public, comme votre profil LinkedIn ou d'autres sources média.

Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel pertinentes avec notre société mère, ITW Limited USA, afin de lui permettre d'intervenir dans le processus de recrutement et d'approuver les décisions de recrutement finales. Nos justifications juridiques quant au partage des données sont que ces données sont nécessaires à la conclusion d'un contrat et qu'il est dans notre intérêt légitime d'obtenir l'approbation de la société mère de nos décisions de recrutement et de nous conformer aux procédures en vigueur au sein du groupe. ITW Limited USA est établie aux États-Unis, en dehors de l'EEE. Nous avons mis en place les mesures suivantes afin de garantir que les données à caractère personnel transmises aux États-Unis sont traitées conformément aux lois sur la protection des données de l'EEE et du Royaume-Uni, et qu'elles reçoivent un niveau de protection adéquat. Ses mesures représentent des règles d'entreprise contraignantes. Pour plus d'informations sur ces mesures de protection, contactez l'équipe RGPD par e-mail à l'adresse suivante : (dataprotection@averyberkel.com).

Cabinets de recrutement

Nous faisons appel à des cabinets de recrutement chargés d'identifier les candidats correspondant aux postes à pourvoir, de communiquer avec lesdits candidats, de gérer l'administration inhérente au processus de recrutement et de procéder aux entretiens initiaux. Si votre candidature initiale nous a été soumise par l'intermédiaire d'un cabinet de recrutement, nous partagerons avec celui-ci les données à caractère personnel utiles lui permettant de remplir sa mission. Nos justifications juridiques quant au partage des données sont que ces données sont nécessaires à la conclusion d'un contrat et qu'il est dans notre intérêt légitime d'engager un prestataire de services pour nous assister dans le processus de recrutement.

Professionnels de la médecine du travail/professionnels de santé

Nous pouvons partager avec des professionnels de la médecine du travail/professionnels de santé les informations en rapport avec une demande émise par vous pour l'aménagement du processus de recrutement en raison d'une invalidité ou d'un problème de santé sous-jacent, afin de nous aider à identifier les aménagements à effectuer pour le processus de recrutement et, le cas échéant, sur le lieu de travail. Nous pouvons également partager avec des professionnels de la médecine du travail/professionnels de santé des informations sur des pathologies divulguées et/ou les réponses fournies à des questionnaires de santé préalables à l'embauche afin de solliciter un rapport médical sur le candidat pour évaluer son caractère adéquat pour le poste et identifier les aménagements nécessaires à effectuer sur le lieu de travail en cas d'embauche. Ces informations peuvent être exploitées par les professionnels de la médecine du travail/professionnels de santé à des fins d'évaluations requises par la législation sur la santé et la sécurité. Nos justifications juridiques quant au partage de ces données à caractère personnel sont que ces données sont nécessaires à la conclusion d'un contrat et qu'il est dans notre intérêt légitime d'anticiper les aménagements nécessaires à la participation entière du candidat au processus de recrutement ; et elles sont nécessaires pour assurer la conformité à l'obligation légale/exercice d'un droit légal en matière d'emploi (obligations de non-discrimination et de procéder à des aménagements raisonnables et satisfaire les exigences en matière de santé et de sécurité).

Conseillers juridiques/conseillers professionnels

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel pertinentes avec nos conseillers juridiques et autres conseillers professionnels afin d'obtenir des conseils professionnels sur les questions vous concernant ou dans le cadre d'un examen de litiges avec vous ou d'autres candidats. Nos justifications juridiques quant au partage de ces données à caractère personnel sont qu'il est dans notre intérêt légitime de solliciter des conseils professionnels pour clarifier nos droits/obligations et nous défendre de manière appropriée contre les éventuels recours ; les données sont nécessaires pour assurer la conformité à l'obligation légale/exercice d'un droit légal en matière d'emploi ; et elles sont nécessaires pour la formation, l'établissement ou l'opposition à des recours juridiques.

Ministère compétent

Nous pouvons soumettre au ministère compétent les documentations relatives à votre droit au travail afin de vérifier que vous avez le droit de travailler au Royaume-Uni. Notre justification juridique quant au partage de ces données à caractère personnel repose sur notre obligation légale de ne pas employer une personne ne pouvant pas légalement prétendre à l'emploi au Royaume-Uni.

Conséquences de la non-communication de données à caractère personnel

Si vous décidez de ne pas nous fournir les données à caractère personnel requises, nous vous informerons au moment opportun des implications d'une telle décision.

Combien de temps conserverons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront conservées tout au long du processus de recrutement.

Si vous êtes retenu(e) pour le poste, vous recevrez une Déclaration de confidentialité des données relatives aux employés, laquelle contient des informations sur les données à caractère personnel que nous conservons et les durées de conservation des données pendant votre emploi et après votre départ.

Si vous n'êtes pas retenu(e) pour le poste, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant une durée maximale de 6 mois à compter de la date de notification de notre décision. (À noter que si vous nous avez demandé de conserver votre dossier pour de futurs postes à pourvoir, nous conserverons vos données à caractère personnel au-delà de la période de 6 mois. Reportez-vous à la section « Conservation de votre dossier de candidature » ci-dessous). Cependant, certaines circonstances peuvent nous amener à conserver plus longtemps certains éléments de vos données à caractère personnel. Ces décisions dépendront des circonstances et tiendront compte des critères suivants :

la quantité, la nature et le caractère sensible des données à caractère personnel ;
le risque de préjudice découlant d'une utilisation ou d'une divulgation illicite ;
les fins pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et le délai prévu avant de pouvoir atteindre ces fins ;
la durée pendant laquelle les données à caractère personnel resteront exactes et à jour ;
la durée pendant laquelle les données à caractère personnel resteront pertinentes pour d'éventuels futurs recours juridiques ; et
toute exigence juridique, comptable, réglementaire et de communication d'informations en vigueur indiquant la durée de conservation de certains dossiers.

Quoi qu'il en soit, nous ne conserverons pas les données à caractère personnel plus longtemps que la durée nécessaire à nos finalités légitimes.

Conservation de votre dossier de candidature ? – à vérifier

Si vous n'êtes pas retenu(e) pour le poste auquel vous avez postulé, ou si vous nous avez envoyé une candidature spontanée, dans la mesure où vous y avez consenti, nous conserverons votre dossier afin de vous identifier si d'éventuels postes à pourvoir susceptibles de vous correspondre se présentaient dans les 12 mois suivants, auquel cas nous vous contacterons. Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel à cette fin au-delà de la période de 12 mois.

Si au cours de la période de rétention de votre dossier vous souhaitez postuler à un poste particulier à pourvoir, n'hésitez pas à vous manifester, en particulier si le poste en question ne correspond pas d'emblée à votre expérience ou s'il concerne un service différent du poste auquel vous aviez initialement postulé, car nous pourrions ne pas nous rendre compte que le poste est susceptible de vous intéresser.

Lorsque vous postulez à un poste précis, vous n'êtes pas obligé(e) de donner votre consentement à la rétention de votre dossier pour d'autres postes. Cela n'aura aucune incidence sur votre candidature pour le poste auquel vous postulez.

Si vous changez d'avis concernant la rétention de votre dossier, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Reportez-vous à la section « Vos droits » ci-dessous.

Références

Lorsque vous nous communiquez les coordonnées de références, nous vous demandons de les en informer et de leur indiquer la nature des données à caractère personnel les concernant que vous nous avez communiquées. Vous devez également fournir à la personne nos coordonnées et l'inviter à nous contacter si elle a des questions sur l'utilisation que nous ferons de ses données à caractère personnel.

Vos droits

La loi vous confère un certain nombre de droits quant à vos données à caractère personnel, notamment :

Droit à demander la correction de données à caractère personnel incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet.Droit de formuler une demande d'accès aux données. Ce droit vous permet de recevoir des informations sur la manière dont nous utilisons vos données et de recevoir une copie de vos données à caractère personnel afin de vérifier que nous les traitons en toute légalité.
Droit à demander la suppression ou le retrait de vos données à caractère personnel lorsqu'il n'y a plus de raison pour nous de poursuivre leur traitement. Vous avez également le droit de demander la suppression ou l'effacement de vos données à caractère personnel lorsque vous vous êtes opposé(e) à leur traitement (voir ci-dessous).
Droit à demander la limite du traitement de vos données à caractère personnel. Cette démarche consiste à nous demander d'interrompre le traitement des données à caractère personnel, par exemple, pour établir l'exactitude des données ou déterminer les motifs du traitement.
Droit de retrait de consentement à notre utilisation de vos données à caractère personnel. Comme décrit plus haut, la justification juridique de notre utilisation de vos données à caractère personnel ne repose généralement pas sur votre consentement. Cependant, si la justification juridique de notre utilisation de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement et si vous retirez votre consentement, vous avez également le droit de demander la suppression ou le retrait des données si nous n'avons pas de raison valable de poursuivre leur utilisation.
Droit à s'opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous invoquons un intérêt légitime (ou celui d'un tiers), lorsque nous ne pouvons pas démontrer que nous avons des raisons impérieuses et légitimes de traiter les données à caractère personnel.
Droit à demander le transfert de vos données à caractère personnel à un tiers concernant les données fournies par vous lorsque l'utilisation des données se justifie par la nécessité d'exécution d'un contrat, ou que vous nous avez autorisé à utiliser (également appelé « droit à la portabilité des données »).

Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs des droits énoncés ci-dessous, veuillez contacter l'équipe RGPD par e-mail à l'adresse suivante (dataprotection@averyberkel.com). Veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus et que selon les circonstances, nous pourrions être amenés à refuser une ou la totalité de vos demandes.

Pour toute question ou doute concernant l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter l'équipe RGPD par e-mail à l'adresse suivante (dataprotection@averyberkel.com).

Vous pouvez également à tout moment faire une réclamation auprès de l'ICO (Information Commissioner's Office), l'autorité de supervision britannique en matière de protection des données. Vous trouverez les coordonnées de l'ICO sur son site Web : https://ico.org.uk.